【久松 亮一】内容証明を送る前に考えたいこと。何を伝え、その後どう動く？

弁護士の久松亮一です。支払いを求めても返事がない、口頭で伝えた話が相手に届いているのか分からない。やり取りが止まると、内容証明を送ったほうがよいのではないかと考えることがあります。

ただ、文書の書き方を調べる前に、整理しておきたいことがあります。それは、相手に何を求めるのか、どの事実を伝えるのか、送ったあとにどう対応するのかという点です。

内容証明は、いつ、誰から誰に、どのような内容の文書を差し出したかを記録するための郵便サービスです。書いた内容が正しいと認めてもらう制度ではなく、送るだけで相手に支払いなどを強制できるものでもありません。

今回は、文書を作る前の準備から、発送後の対応までを順に考えてみます。

最初に、相手にしてほしいことを明確にします

相手への不満が積み重なると、文書にすべて書きたくなるかもしれません。しかし、経緯や感情を長く説明しても、何を求めているのかが曖昧では、相手も対応を判断しにくくなります。

例えば、未払いのお金について連絡する場合でも、支払いを求めたいのか、金額の認識を確認したいのか、支払予定を回答してほしいのかによって、書く内容は変わります。

何度も連絡したのに返事がないという事情は、これまでの経緯です。一方、特定の金額を指定した口座へ支払ってほしいという内容は、今回の要求です。この二つを区別すると、文書の目的がはっきりします。

送る前に、今回の文書で相手にどのような行動を求めるのかを、短い文章で説明できるか考えてみましょう。そこが決まると、必要な情報と、書かなくてもよい情報を選びやすくなります。

記憶をもとに書く前に、手元の資料を確認します

次に整理したいのは、要求の根拠となる事実です。契約をした日、約束した内容、支払期限、すでに受け取った金額などを、契約書やメール、振込記録と照らし合わせます。

やり取りが長く続いていると、最初の約束と、その後に変更した条件が混ざってしまうことがあります。一部の支払いを受けていたのに、当初の金額をそのまま請求してしまうような行き違いも避けたいところです。

相手が認めていることと、こちらがそう考えているだけのことも、分けておく必要があります。返事がないという事実から、最初から払うつもりがなかったとまで断定できるとは限りません。

内容証明では文書が記録として残ります。だからこそ、日付や金額は資料で確かめ、推測を事実のように書かないことが大切です。文章を強くするより、内容を正確にすることを優先しましょう。

回答期限は、その後の行動と合わせて考えます

支払いや回答を求める文書では、期限を記載することがあります。いつまでに対応してほしいのかを示すことで、相手にもこちらの意図が伝わりやすくなります。

ただし、内容証明を送る場合に、どのような問題でも共通して使える日数が決まっているわけではありません。要求の内容や、これまでの経緯などを踏まえて考える必要があります。

また、こちらが文書に書いた期限と、法律や契約によって定まっている期限は別のものです。自分で回答期限を設けたからといって、法律上の期限もそれに合わせて変わるわけではありません。

相手に期限を示すなら、その日までに返事がなかった場合に何をするのかも考えておきましょう。期限を過ぎるたびに同じ文書を送り続けるだけでは、状況が進まないこともあります。

強い言葉より、具体的な要求を選びます

相手が動かないと、厳しい言葉を使わなければ伝わらないと感じるかもしれません。しかし、人格を非難したり、仕事や家族へ影響を与えると告げたりすることは、問題の解決に必要な要求とは異なります。

支払いを求めるのであれば、確認したいのは金額、理由、期限、支払方法です。相手への評価を重ねても、それらが明確になるわけではありません。

また、今後の対応について書く場合も、実際に検討していることと、相手を動かすためだけの表現を区別したいところです。まだ方針が決まっていないのに、必ず裁判を起こすと断言する必要はありません。

文章を読み返すときは、この一文がなくても要求は伝わるかを考えてみてください。不満を説明するための言葉を減らすことで、相手に確認してほしい点が読み取りやすくなる場合があります。

差し出した記録と、配達された記録は区別します

内容証明の準備では、文面に加えて、宛先や利用する郵便サービスも確認します。相手の住所や氏名に誤りがあると、予定どおりに届けられない可能性があります。

内容証明と配達証明は、役割が異なります。文書を差し出した内容の記録に加え、郵便物が配達された事実も記録したい場合には、配達証明の利用を検討します。ただし、配達証明は、相手本人が文書を読んだことまで証明するものではありません。

また、窓口で出す内容証明には利用条件があり、すべての郵便局で取り扱っているわけではありません。文書以外の資料も自由に同封できるわけではないため、作成前に日本郵便の案内を確認しておくと準備を進めやすくなります。

送付した文書の控えや郵便の記録は、契約書などと一緒に保管しましょう。相手から返事が来た場合も、発送した文書と対応させて残しておくと、経緯を振り返りやすくなります。

返事が来た場合も、来なかった場合も次の判断が必要です

相手から返事が来ても、それだけで問題が解決するとは限りません。支払う意思は示しているが金額が違う、分割払いを希望している、請求の根拠を争っているなど、回答の内容によって検討することが変わります。

分割払いなどの提案を受け入れる場合には、金額や支払日を曖昧にせず、合意内容を記録に残すことが大切です。一方、主張が食い違う場合には、どの事実について認識が異なるのかを整理します。

返事がなければ、発送先や配達状況を確認したうえで、交渉を続けるのか、裁判所の手続を検討するのかなどを考えることになります。金銭の請求では支払督促や訴訟などの選択肢がありますが、どの手続が適しているかは事情によって異なります。

内容証明を送ったこと自体が、相手の財産からお金を回収できる根拠になるわけではありません。請求の裏付けとなる資料や、解決までの費用と負担も含めて、次の行動を判断する必要があります。

文書の確認を頼むときは、背景も伝えましょう

弁護士に文面を確認してもらう場合には、作った文章だけでなく、契約書やこれまでのやり取りも見てもらうと、検討しやすくなります。表現を整えるだけでは、要求の根拠や、発送する時期が適切かまでは判断できないためです。

文書の確認だけを頼みたいのか、弁護士名での発送を希望するのか、その後の交渉も任せたいのかによって、依頼の範囲は変わります。費用と合わせて、どこまで対応してもらえるのかを確認しましょう。

内容証明を送る前に考えたいのは、相手を驚かせる文章の作り方ではありません。伝える事実を確かめ、求めることを明確にし、返事の内容に応じた次の行動を用意することです。その準備があってこそ、一通の文書を解決に向けたやり取りにつなげられます。